ใบขอซื้อ (Purchase requests) และใบสั่งซื้อ (Purchase orders) ช่วยต่อยอดการรับสินค้าให้เป็นกระบวนการจัดซื้อที่ครบวงจร คุณสามารถขอสิ่งที่ต้องการ ส่งให้อนุมัติ ส่งคำสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ และรับของเข้าตามคำสั่งซื้อเมื่อสินค้ามาถึง โดยมีประวัติการตรวจสอบที่ชัดเจนในทุกขั้นตอน
ภาพรวมกระบวนการจัดซื้อ
ใบขอซื้อ (PR) — คำขอภายในว่าต้องการซื้ออะไร พร้อมขั้นตอนการอนุมัติ (ถ้าต้องการ)
ใบสั่งซื้อ (PO) — คำสั่งซื้อที่ส่งให้ซัพพลายเออร์ ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วจะกลายเป็นใบสั่งซื้อ โดยแยกตามซัพพลายเออร์
ใบรับสินค้า (GR) — สิ่งที่ได้รับจริง การรับของตามใบสั่งซื้อจะอัปเดตสต็อกให้อัตโนมัติ
ใบขอซื้อ → อนุมัติ → ใบสั่งซื้อ → ใบรับสินค้า
เลือกสาขา จากนั้นไปที่ คลังวัตถุดิบ → ใบขอซื้อ (และ คลังวัตถุดิบ → ใบสั่งซื้อ)
การสร้างใบขอซื้อ
ไปที่ คลังวัตถุดิบ → ใบขอซื้อ แล้วคลิก สร้างใบขอซื้อ
คลิก เพิ่มรายการ แล้วเลือกสินค้าในคลัง
สำหรับแต่ละรายการ ให้กำหนด จำนวนที่สั่ง หน่วยการซื้อ ซัพพลายเออร์ ราคาต่อหน่วย และ ภาษี (ถ้ามี) ระบบจะคำนวณยอดรวมของแต่ละรายการและทั้งใบให้อัตโนมัติ
บันทึกเป็นฉบับร่าง หรือส่งเพื่อขออนุมัติ
มีสองทางลัดที่ช่วยประหยัดเวลา:
สร้างด้วย AI — สร้างใบขอซื้อจากสินค้าที่ใกล้หมดในตอนนี้โดยอัตโนมัติ พร้อมเติมราคาและซัพพลายเออร์ล่าสุดให้ คุณเพียงตรวจสอบและปรับแก้
รายการใบแจ้งหนี้ล่าสุด — ไอคอนรูปนาฬิกาบนแต่ละรายการจะแสดงราคาที่คุณจ่ายล่าสุดสำหรับสินค้านั้น (ราคา ซัพพลายเออร์ วันที่) คลิกเพื่อคัดลอกรายละเอียดมายังรายการ
💡 ราคาต่อหน่วย จะถูกปรับให้อัตโนมัติเมื่อคุณเปลี่ยน หน่วยการซื้อ เช่น เปลี่ยนจากกิโลกรัมเป็นกรัม ราคาต่อกิโลกรัมจะยังเท่าเดิม และรายการใหม่จะดึงอัตราภาษีเริ่มต้นของสินค้ามาให้ด้วย
การอนุมัติใบขอซื้อ
ใบขอซื้อจะผ่านสถานะต่าง ๆ ดังนี้: ฉบับร่าง → รออนุมัติ → อนุมัติ / ปฏิเสธ และ เสร็จสิ้น เมื่อถูกแปลงเป็นใบสั่งซื้อแล้ว
การส่งฉบับร่างจะเปลี่ยนสถานะเป็น รออนุมัติ
ผู้ตรวจสอบเปิดใบขอซื้อแล้วคลิก อนุมัติ หรือ ปฏิเสธ
เฉพาะใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วเท่านั้นที่สามารถแปลงเป็นใบสั่งซื้อได้
หากต้องการข้ามขั้นตอนการตรวจสอบ ให้ไปที่ ตั้งค่า → คลังวัตถุดิบ แล้วเปิด อนุมัติใบขอซื้อโดยอัตโนมัติ — "เมื่อเปิดใช้งาน ใบขอซื้อใหม่จะได้รับการอนุมัติโดยไม่ต้องตรวจสอบด้วยตนเอง" ใบขอซื้อที่ส่งจะกลายเป็น อนุมัติ ทันที
🔒 สิทธิ์ในการอนุมัติและปฏิเสธแยกจากสิทธิ์ในการสร้างใบขอซื้อ คุณจึงให้พนักงานสร้างใบขอซื้อ และให้ผู้จัดการเป็นผู้อนุมัติได้ ตั้งค่าได้ที่บทบาทของทีม
การแปลงเป็นใบสั่งซื้อ
จากใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว ให้สร้างใบสั่งซื้อ หากใบขอซื้อมีรายการจาก ซัพพลายเออร์มากกว่าหนึ่งราย Papaya จะ แยกออกเป็นใบสั่งซื้อหนึ่งใบต่อหนึ่งซัพพลายเออร์ ให้อัตโนมัติ และเปลี่ยนสถานะใบขอซื้อเป็น เสร็จสิ้น ใบสั่งซื้อแต่ละใบจะดึงสินค้า จำนวน หน่วย ราคา และภาษีมาจากใบขอซื้อ
การแชร์ใบสั่งซื้อให้ซัพพลายเออร์
เปิดใบสั่งซื้อแล้วคลิก แชร์ คุณสามารถส่งเป็น PDF หรือผ่าน อีเมล LINE หรือ คัดลอกเป็นข้อความ เพื่อให้ซัพพลายเออร์ได้รับใบสั่งซื้อที่จัดเรียงเป็นรายการอย่างชัดเจนในช่องทางที่สะดวก ไฟล์ PDF
รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
หน่วยวัดที่กำหนดเอง
หากหน่วยมาตรฐานไม่ตรงกับวิธีการซื้อของคุณ (เช่น "ลัง" "ถาด" หรือ "กล่องละ 12") คุณสามารถกำหนดหน่วยเองได้ที่ คลังวัตถุดิบ → หน่วยวัดที่กำหนดเอง โดยคลิก เพิ่มหน่วยวัด หน่วยที่กำหนดเองจะปรากฏเป็นหน่วยการซื้อบนสินค้าและบนรายการของใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ คุณสามารถตั้งหน่วยเป็น ไม่ใช้งาน เพื่อเลิกใช้โดยไม่กระทบกับข้อมูลเดิม
การรับสินค้า
เมื่อสินค้ามาถึง ให้สร้าง ใบรับสินค้า จากใบสั่งซื้อเพื่อบันทึกสิ่งที่ได้รับจริงและอัปเดตสต็อก รวมถึงกรณี รับของบางส่วน ดูเพิ่มเติมที่ ซัพพลายเออร์และใบรับสินค้า
คำถามที่พบบ่อย
ต้องอนุมัติใบขอซื้อทุกใบหรือไม่?
ไม่จำเป็น เปิด อนุมัติใบขอซื้อโดยอัตโนมัติ ที่ ตั้งค่า → คลังวัตถุดิบ เพื่อข้ามขั้นตอนการตรวจสอบ
หากใบขอซื้อหนึ่งใบมีหลายซัพพลายเออร์จะเป็นอย่างไร?
เมื่อแปลงเป็นใบสั่งซื้อ ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อหนึ่งใบต่อหนึ่งซัพพลายเออร์ให้อัตโนมัติ ซัพพลายเออร์แต่ละรายจะเห็นเฉพาะรายการของตน
ทำไมรายการที่แนะนำจึงไม่แสดงซัพพลายเออร์?
รายการใบแจ้งหนี้ล่าสุดจะแสดงซัพพลายเออร์ที่บันทึกไว้ ณ เวลานั้น หากซัพพลายเออร์รายนั้นไม่อยู่ในรายชื่อซัพพลายเออร์ของคุณแล้ว ให้เลือกรายใหม่จากช่อง ซัพพลายเออร์