เมื่อใบรับสินค้าถูกบันทึกเสร็จสิ้นแล้ว จะถูกล็อกไว้ — จำนวน ราคา และภาษีที่บันทึกไว้ได้อัปเดตสต๊อกและต้นทุนของคุณเรียบร้อยแล้ว แต่ข้อผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ เช่น กรอกราคาผิด ซัพพลายเออร์ส่งของขาด หรือตั้งอัตราภาษีผิด แทนที่จะไปแก้ไขข้อมูลเดิม Papaya ให้คุณบันทึก การแก้ไข อ้างอิงกับใบรับสินค้านั้น ใบเดิมยังคงอยู่ในระบบ และ ใบลดหนี้ ที่เชื่อมโยงจะบันทึกว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงและเพราะอะไร เพื่อให้บัญชีของคุณกระทบยอดได้เสมอ

บทความนี้ต่อยอดจาก ซัพพลายเออร์และใบรับสินค้า หากคุณเพียงต้องการแก้ไขจำนวนสต๊อกที่นับได้ (ไม่ใช่ตัวใบรับสินค้า) ให้ใช้การนับสต๊อกแทน

ใช้การแก้ไขเมื่อ ข้อมูลการรับของที่บันทึกไว้ ผิด มีสองทางเลือก:

แก้ไขได้เฉพาะใบรับสินค้าที่ เสร็จสิ้น แล้วเท่านั้น และใบที่ถูกยกเลิกไปแล้วจะแก้ไขอีกไม่ได้

เปิดใบรับสินค้าที่เสร็จสิ้นแล้ว คลิก แก้ไขรายการ (Issue correction) เลือก แก้ไข หรือ ยกเลิก เลือก เหตุผล และเพิ่ม หมายเหตุ อธิบายการเปลี่ยนแปลงให้ทีมของคุณได้ (ไม่บังคับ)

เหตุผล ช่วยให้คุณและนักบัญชีเข้าใจการแก้ไขในภายหลัง:

การแก้ไขจะเปิดใบรับสินค้าขึ้นมาใหม่ พร้อมค่าปัจจุบันที่กรอกไว้ให้ ปรับส่วนที่ผิด — จำนวน ราคารวม อัตราภาษี SKU รายละเอียดสินค้า วันที่จัดส่ง หรือค่าจัดส่ง — แล้วคลิก ตรวจสอบการแก้ไข คุณสามารถเพิ่มหรือลบบรรทัดได้ด้วย

บางอย่างจะถูกล็อกไว้เพราะการเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้ไม่ถือเป็นการแก้ไข ได้แก่ ซัพพลายเออร์ สาขาผู้รับบิล และบนบรรทัดที่มีอยู่แล้ว คือ สินค้า และ หน่วยการซื้อ (หากต้องการเปลี่ยนสินค้า ให้ลบบรรทัดนั้นแล้วเพิ่มบรรทัดใหม่ที่ถูกต้อง)

หน้าตรวจสอบจะแสดงสิ่งที่จะถูกบันทึกอย่างชัดเจน — การเปลี่ยนแปลงจำนวน ยอดเงิน และภาษีของแต่ละบรรทัด สต๊อกผลลัพธ์ การเปลี่ยนค่าจัดส่ง และการเปลี่ยนข้อมูลเอกสาร (เช่น อัตราภาษีจาก ยกเว้น เป็น VAT 7%) กดยืนยันเพื่อบันทึก

การยกเลิกจะแสดงตัวอย่างการกลับรายการทั้งหมด — ทุกบรรทัดจะถูกนำออก พร้อมแสดงสต๊อกผลลัพธ์ของแต่ละสินค้า กดยืนยันเพื่อกลับรายการทั้งใบ จากนั้นใบรับสินค้าจะถูกทำเครื่องหมาย ยกเลิกแล้ว และแสดงเนื้อหาเดิมไว้เป็นหลักฐาน

ทุกการแก้ไขจะแสดงอยู่ในใบรับสินค้าภายใต้หัวข้อ การแก้ไข (Corrections) โดยแสดงเลขใบลดหนี้ ว่าเป็นการแก้ไขหรือยกเลิก เหตุผล วันที่ และผู้ที่ทำรายการ คลิกที่รายการใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียดทั้งหมดของสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ใบที่แก้ไขจะยังคงสถานะ เสร็จสิ้น พร้อมสัญลักษณ์การแก้ไขเล็กๆ ส่วนใบที่ยกเลิกจะแสดง ยกเลิกแล้ว

แก้ไขใบรับสินค้าได้มากกว่าหนึ่งครั้งไหม?

ได้ แต่ละการแก้ไขจะต่อยอดจากครั้งก่อนหน้า และประวัติการแก้ไขจะแสดงทั้งหมด ส่วนการยกเลิกจะกลับรายการเท่าที่เหลืออยู่ ณ ตอนนั้น

การแก้ไขใบรับสินค้าจะลบใบเดิมไหม?

ไม่ ใบเดิมจะไม่ถูกเปลี่ยนแปลง การแก้ไขคือใบลดหนี้แยกต่างหากที่เชื่อมโยงกัน เพื่อเก็บประวัติการตรวจสอบครบถ้วน

ถ้าฉันแค่นับของบนชั้นผิด ไม่ใช่การรับของ?

อย่าแก้ไขใบรับสินค้า — ให้ทำการนับสต๊อกแทน การแก้ไขมีไว้เพื่อแก้สิ่งที่ การรับของบันทึกไว้