การบันทึกการรับของด้วยมือเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุดงานหนึ่งของการจัดการสต็อก AI Invoice Import ช่วยให้คุณอัปโหลดรูปถ่ายหรือไฟล์ PDF ของใบส่งของจากซัพพลายเออร์ — AI ของ Papaya จะอ่านรายการสินค้า ซัพพลายเออร์ วันที่ส่ง และราคา แล้วสร้าง ใบรับสินค้าฉบับร่าง (draft goods receipt) ในสาขาของคุณให้ตรวจสอบและยืนยันได้ทันที
หากคุณยังไม่คุ้นกับใบรับสินค้า แนะนำให้เริ่มที่บทความ Suppliers & Goods Receipts ก่อน — บทความนี้เน้นเฉพาะขั้นตอนการนำเข้าด้วย AI
ไฟล์ที่อัปโหลดได้
รูปแบบ: JPG, PNG, หรือ PDF
อัปโหลดได้หลายไฟล์พร้อมกัน: แต่ละไฟล์จะกลายเป็นใบรับสินค้าฉบับร่างของตัวเอง
ใบส่งของจริง รูปถ่ายใบกระดาษ หรือสกรีนช็อต ใช้ได้ทั้งหมด
ขั้นตอนการใช้งาน
ไปที่ Inventory → Goods Receipts ของสาขา
คลิก Add → AI import (ตัวเลือกบนสุด มีไอคอน AI)
ลากไฟล์ใบส่งของลงในกล่อง (หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์) แล้วกด Generate
Papaya จะอัปโหลดไฟล์ไปยังพื้นที่ปลอดภัยและเริ่มประมวลผล จะมีข้อความแจ้งว่า "We're processing your invoices…"
ภายในเวลาไม่นาน ใบรับสินค้าฉบับร่างจะปรากฏในตาราง โดยจะแสดงว่าสร้างโดย คุณ (ไม่ใช่ "API Import")
คลิกเปิดฉบับร่างเพื่อตรวจสอบและยืนยัน
การตรวจสอบฉบับร่าง
AI ทำงานได้ดี แต่คุณควรตรวจสอบทุกครั้งก่อนกด Complete รายการที่ AI จับคู่ไม่ได้ชัดเจนจะถูก ทำเครื่องหมายสีแดง เพื่อให้คุณแก้ไขในที่เดิมได้
สิ่งที่เห็น | ความหมาย | สิ่งที่ต้องทำ |
🔴 Select product ในคอลัมน์ Product | AI จับคู่ชื่อสินค้าในใบส่งของกับสินค้าในระบบไม่ได้ | คลิกที่เซลล์ — เลือกสินค้าที่ถูกต้องจากตัวเลือก |
🔴 Select unit ในคอลัมน์ Purchase unit | AI พบสินค้าแล้ว แต่หน่วยซื้อ (เช่น "ลังละ 24") ยังไม่ได้ตั้งไว้ | คลิกที่เซลล์ — เลือกหน่วยที่มี หรือใช้ + Create purchase unit เพื่อเพิ่มทันที |
มีจำนวนและราคารวมเรียบร้อย | AI ดึงตัวเลขจากใบส่งของให้แล้ว | ตรวจสอบเทียบกับใบจริงและแก้ไขได้ |
ช่อง Supplier ว่าง | AI จับคู่ซัพพลายเออร์ไม่ได้ | เลือกหรือเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่ในช่องนั้น |
ระหว่างเปิดฉบับร่าง คุณยัง แก้ไข อัปโหลดใหม่ หรือลบไฟล์ใบส่งของที่แนบมาได้ — คลิกที่ภาพย่อของไฟล์เพื่อเปิดดูในแท็บใหม่
ปุ่ม Complete จะถูกล็อกไว้จนกว่าทุกบรรทัดจะมี สินค้า และ หน่วยซื้อ ที่ถูกต้อง เพราะการกด Complete จะอัปเดตสต็อกที่สาขาจริง เราจึงไม่ปล่อยให้รายการที่ยังจับคู่ไม่ครบหลุดผ่านไป
การสร้างหน่วยซื้อใหม่ในที่เดิม
ถ้าใบส่งของใช้หน่วย (เช่น ลังละ 24) ที่ยังไม่ได้ตั้งไว้กับสินค้านั้น คุณไม่ต้องออกจากฉบับร่างเพื่อไปเพิ่ม:
คลิกที่เซลล์สีแดง Select unit
ในตัวเลือกหน่วย คลิก + Create purchase unit ที่ด้านล่าง
กรอกชื่อหน่วยและจำนวนหน่วยสต็อกที่อยู่ในนั้น (เช่น 1 ลัง = 24 กระป๋อง)
บันทึก — หน่วยใหม่จะถูกเพิ่มในรายการหน่วยซื้อของสินค้านั้น และ เลือกอัตโนมัติบนบรรทัดนี้
ต่อจากนี้ หน่วยใหม่จะใช้ได้ทุกที่ที่อ้างถึงสินค้าตัวนี้ ไม่ใช่แค่ใบรับสินค้าฉบับนี้
ภาษีและยอดรวม
ถ้าคุณตั้งอัตราภาษีไว้แล้ว (ดู Tax Rates for Inventory) AI จะพยายามใช้อัตราภาษีเริ่มต้นกับแต่ละบรรทัดให้ คุณยังเปลี่ยนอัตราต่อบรรทัด เปิด/ปิด Prices include tax และเพิ่มค่าขนส่งได้ในส่วน Totals ก่อนกด Complete
สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อกด Complete
สต็อกที่สาขาจะอัปเดตตามจำนวนที่รับเข้ามา
มีการสร้าง Invoiced item สำหรับแต่ละบรรทัด พร้อมสแน็ปช็อตราคาและภาษี ณ เวลานั้น
อัตรา ชื่อ และจำนวนภาษีของแต่ละบรรทัดจะถูกเก็บไว้บนใบรับสินค้า — แก้ไขหรือลบอัตราภาษีในภายหลังจะไม่กระทบใบที่เสร็จไปแล้ว
เคล็ดลับ
คุณภาพรูปสำคัญ ภาพคมชัด ตรง แสงพอ จะอ่านได้ดีกว่ารูปยับหรือถ่ายเอียง
หนึ่งใบส่งของต่อหนึ่งไฟล์ การรวมใบส่งของของซัพพลายเออร์สองรายในไฟล์เดียวจะทำให้ AI สับสน — แยกไฟล์ก่อน
ฉบับร่างที่ว่างเปล่าไม่ใช่ปัญหา ถ้า AI อ่านบรรทัดไม่ได้เลย (เช่น เลือนหรือลายมือ) คุณจะได้ฉบับร่างเปล่าให้กรอกเอง
อัปโหลดใหม่ได้ ถ้ารอบแรก AI พลาดเยอะ ลบไฟล์ ทิ้งฉบับร่าง แล้วลองอัปโหลดใหม่ — บางครั้งมุมถ่ายต่างกันก็ช่วยได้
คำถามที่พบบ่อย
ใบส่งของของฉันเป็นความลับไหม?
ใช่ ไฟล์เก็บอยู่ในพื้นที่ปลอดภัยที่แยกจากรูปสาธารณะ และเปิดได้ผ่านลิงก์ที่หมดอายุในเวลาสั้นๆ เท่านั้น ข้อมูลซัพพลายเออร์ ราคา และเลขบัญชีจะอยู่ในบัญชีของคุณ
ใช้เวลาประมวลผลนานแค่ไหน?
โดยทั่วไปไม่ถึงนาทีต่อไฟล์ ถ้าเกินสองสามนาทีแล้วฉบับร่างยังไม่มา อาจเกิดข้อผิดพลาดเงียบๆ — ลองอัปโหลดใหม่หรือแจ้งทีมสนับสนุน
ยังสร้างใบรับสินค้าด้วยมือได้ไหม?
ได้ครับ Add → New goods receipt ยังทำงานเหมือนเดิม AI import เป็นทางเลือกเพิ่ม ไม่ใช่มาแทน
AI จะเรียนรู้จากการแก้ไขของฉันไหม?
ยังไม่ในตอนนี้ ทุกใบส่งของจะถูกประมวลผลใหม่ทุกครั้ง เราอาจกลับมาดูเรื่องนี้เมื่อมีข้อมูลมากพอ